噚日老細揼咗個任務畀我，話要研究下點樣用英文去追數。話說我哋公司最近有幾個外國客仔，成日拖數唔找，搞到公司嘅資金周轉有啲問題。老細就想我研究下，點樣用英文寫封信，去溫馨提示下啲客仔，叫佢哋快啲找數。我心諗，單嘢真係有啲棘手喎，我英文又唔係特別仲要我諗點樣禮貌地叫人找錢，真係頭都大埋。
一開始我真係冇咩頭緒，就諗住上網搵下有冇啲現成嘅模板可以用。你都知，網上乜都有，真係畀我搵到唔少相關嘅資料。我發現好多網站都有教人點樣寫催款信，有啲仲有埋範文畀你參考。我睇咗好多唔同嘅範文，發現佢哋嘅語氣都幾唔同，有啲比較客氣，有啲就比較強硬。我諗，個可能要根據唔同嘅情況嚟選擇合適嘅語氣。
睇完一輪資料之後，我開始嘗試自己寫一封催款信。我先喺信嘅開頭寫上公司嘅名同埋地址，然後就寫上日期。跟住我就開始寫正文，我先係禮貌地問候對方，例如 “Dear [Customer Name], I hope this email finds you well.” 跟住我就提醒對方有一筆數未找，例如 “We would like to remind you that the payment for Invoice #12345.”
我仲參考咗啲資料，學咗一啲開頭嘅寫法，例如 “Again we call your attention to your payment due April 30.” 或者 “We again call your attention to the following invoices whi.”。 感覺都幾有用，可以提醒對方之前已經催過佢哋。
我總結咗幾個寫催款信嘅要點：
- 語氣要堅定：雖然要禮貌，但係都要畀對方知道，我哋係認真追數嘅。
- 提醒對方之前嘅催款信：可以提醒對方，之前已經發過催款信畀佢哋，加強催款嘅力度。
- 清楚列明未付嘅款項：要清楚列明未付嘅款項，包括發票號碼、金額同埋到期日。
寫完之後，我畀咗幾個同事幫我睇下，佢哋都覺得寫得唔錯，語氣都算得體。最後，我將封信畀咗老細過目，佢都好滿意，話我做得好搞掂單嘢之後，我成個人都輕鬆曬，原來用英文追數都唔係想像中咁難，最緊要係搵啱方法同埋有足夠嘅資料參考。希望次嘅經驗可以幫到我哋公司順利收返啲數！
